PowerPoint, die graue Maus?

PowerPoint ist das am weitesten verbreitete Präsentationsprogramm. Fast jeder hat bereits einmal eine Präsentation damit gestaltet. Viele Grafik Designer belächeln PowerPoint. Verständlich, wenn man nicht weiß, wie man richtig mit dem Programm umgehen muss.

Aber was kann PowerPoint wirklich? Sehr viele Menschen unterschätzen das simple Programm. PowerPoint bietet unterschiedliche Funktionen. Ob perfekte Präsentation für einen gelungenen Auftritt oder als Film exportiert: Richtig umgesetzt kommt niemand darauf, dass diese Präsentation in PowerPoint entstanden ist.

Um eine professionelle Präsentation zustande zu bringen, müssen einige Grundregeln beachtet werden.

HOW TO PPT – Eine Anleitung in drei Schritten:

Wie beginne ich mit meiner Präsentation? Erstmal braucht eine gute Präsentation ein Konzept. Ist dieses erstellt, fängt die eigentliche Arbeit mit PPT an. Dafür wird immer zuerst ein Master definiert. In unserer Schritt-für-Schritt Anleitung erklären wir die Workflow-Gestaltung für die Erstellung einer einfachen Präsentation mit Power-Point:

1. Bevor es losgehen kann

Bevor man mit der Einstellung einer PPT beginnt, sollte man sich vorher genau überlegen wie die Präsentation aufgebaut sein soll.

Mit welchem Thema beginne ich? Benötige ich ein Inhaltsverzeichnis? Wie ist die Dramaturgie? Was muss alles gesagt- und was gezeigt werden? Ist der Aufbau so gut, dass meine Zuhörer bis zum Ende aufmerksam bleiben?

Ja, eine Menge Fragen. Über all das sollte man sich klar werden, bevor man mit der Gestaltung beginnt. Gut und interessant zu präsentieren ist eben nicht einfach.

2. Der Master

Das erste, was man bei einer Präsentation macht, ist einen passenden Master zu erstellen. Der Master ist die Basis der Präsentation.

Die Mutterfolie ist die erste Slide im Master. Hier wird die Fußnote, Kopfzeile und das Logo positioniert. Dies wird dann für alle Folien in der Präsentation als fixes Element übernommen. Somit ist sie die wichtigste aller Folien.

Anschließend kann man die übrigen Masterfolien anpassen. Farben und Schriften werden dem gewünschten Gesamtbild entsprechend definiert.

Der fertig erstellte Master ist also eine Art „Register“, mit „befüllbaren Templates“. Dank dieser definierten Vorlagen bekommt der Inhalt ein einheitliches Bild.

Sobald der Master fertig angelegt ist, wird er abgespeichert und kann immer wieder als Basis dienen. Nun beginnt man mit der Gestaltung der Präsentation.

3. Die Präsentation

Es können beliebig viele Folien eingefügt werden. Je nach Inhalt wird ein passendes Layout gewählt. Direkt auf den Folien können jetzt individuelle Anpassungen vorgenommen werden.

Damit die Präsentation übersichtlich ist, dürfen die Folien nicht zu vollgepackt aussehen. Weißraum trägt dazu bei, dass der Zuhörer sich besser auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Manchmal sind viele Inhalte zu einem Thema vorhanden. Dann können dezente Animationen genutzt werden. Man kann etwa Farbflächen verblassen lassen. Oder die Inhalte auf mehrere Folien aufteilen.

Ideal wäre, nicht zu viel Text auf einmal zu platzieren. Die Folien sind dann nicht zu überladen und der Blick des Betrachters wird so geführt, wie wir es wollen.  

Tipp: Das Kommentarfeld ist ideal für Sprechertext oder Informationen.

Fertig? Wenn ihr mit eurer PPT zufrieden seid, speichert sie ab und exportiert sie zusätzlich als PDF oder als Video, falls sie viele eigenständig ablaufende Animationen hat.

Die schlimmsten PPT-Fehler

PowerPoint hält für Neulinge auch ein paar Stolperfallen bereit. Das sind die häufigsten Fehler, die es unbedingt zu vermeiden gilt: 

1. Info-Overkill: Oftmals werden viel zu viele Informationen auf eine Slide platziert. Dadurch verliert der Betrachter den Überblick und weiß nicht welche Informationen gerade wichtig sind.

2. Auf die Größe kommts an: Kaum zu entziffern oder viel zu riesig – die falsche Schriftgröße kann eine Präsentation vermiesen. Die Schriftgröße sollte nicht zu groß sein. Vor allem wenn sie auf dem Beamer präsentiert wird.

3. Fasching: Bunt und schrill für mehr Aufmerksamkeit? Lieber nicht. Die Verwendung von zu vielen Farben und Elementen ist keine gute Idee. Wenn es nicht gerade zum Corporate Design gehört, sollte man die Finger von zu vielen Farben in PowerPoint lassen. Auch bei den Diagrammen sollte es farblich nicht zu extrem auseinander gehen. Man kann hierbei auch gut mit Abstufungen arbeiten. Die gibt PowerPoint sogar schon vor.

4. Psychedelische Animationen: Sie kennen sicher das Schachbrettmuster, welches plötzlich auftaucht oder den Text, der spiralförmig in der Präsentation erscheint. Viele probieren sich an Animationen aus. Bitte nicht – weniger ist mehr. Animationen sollten nur genutzt werden, wenn sie Sinn ergeben, z.B. um die Aufmerksamkeit des Zuhörers zu steuern.

5. Copy & Paste: Ganze Folien aus anderen Mastern kopieren und einfügen ist bei Unternehmen der häufigste Fehler. Kopiert man eine ganze Folie von einer Präsentation in die nächste, verändert sich der Master. Huch, wo kommen plötzlich die ganzen Folienvorlagen her? Lassen Sie es bleiben – es werden unnötig mehr Folien im Master liegen und für Verwirrung sorgen. Kopieren Sie lieber die einzelnen Elemente. Hierbei kann nichts passieren.

Präsentation vom Profi

Die Basics in PowerPoint sind also schnell erklärt, mit ein wenig Geschick und Einarbeitungszeit erstellen Sie eine solide Präsentation.

Darf ‘s ein bisserl mehr sein? Vielleicht hätten Sie lieber eine Präsentation mit Wow-Effekt. Brauchen Sie dabei Unterstützung oder sind sich nicht sicher, ob Ihre Präsentation gelungen ist? 

Wir haben schon viele Präsentationen gestaltet.

Wenn wir Präsentationen gestalten, erhalten wir von unserem Kunden eine PPT mit Inhalten (Bilder, Texte und evtl. Grafiken). Entweder besteht die Aufgabe darin, sie zu optimieren oder komplett neu zu gestalten. Inhaltlich und grafisch.

Zunächst besprechen wir gemeinsam die Inhalte. Uns ist wichtig, dass der Designer mit dem Kunden in direktem Kontakt steht.

Es ist unsere Pflicht als Gestalter, den Kunden genau und professionell zu beraten. Dies ist auch der Zeitpunkt für einen Kostenvoranschlag, denn nun ist absehbar wie lange wie für die Gestaltung benötigen.-evtl weg?

Zu Beginn kreieren wir etwa drei Slides und holen Ihr Feedback ein. Gefällt das Design? Perfekt. Nachdem dies abgenommen wurde, erstellen wir Ihre Präsentation.

Vor Projektabschluss erhalten Sie die Präsentation nochmals für letzte Korrekturen. Sobald Ihr GO kommt, schauen wir final über die Präsentation und exportieren diese.

Mit Adcom ist Ihre Präsentation sicher Krossartig!